ライブ配信の裏側。配信当日を1日レポートして感じたライブ配信を成功させるための秘訣
当社では、SNSや動画などのオンラインツールを利用したマーケティングを成功に導くためのポイントをお伝えするセミナーを定期開催しております。
以前までは、セミナー会場を手配して会場に足を運んで受講していただく従来式のセミナーを開催しておりましたが、
新型ウイルスの影響もあり、受講者様、講師、スタッフ全員の安全に配慮し、ライブ配信によるセミナーをはじめました。
当時は、まだライブ配信は当社では「慣れないもの」として四苦八苦しておりましたが、
数を重ねるに従いライブ配信の現実を知り、今では「なんでもっと早くはじめなかったんだ！」と、その利便さを痛感しております。
今回はその実体験を通したライブ配信の裏側について、レポート形式で実践的にご紹介していきます！
セミナー情報はこちらからご覧いただけます！
ライブ配信が熱い！今ライブ配信がキテる理由とは？
冒頭でも少しお話ししましたが、当社ではオンラインセミナーを始める前までは、
セミナーを企画し、講師・会場・スタッフの手配、資料を印刷し、会場まで運んでセッティングして…という、いわゆる普通のセミナー形式をとっていました。
コロナウイルスの影響もありますが、進むオンライン化に伴い、『ライブ配信』いわゆるウェビナーを、コミュニケーションツールとして活用する企業や団体が増えています。
なぜ、ライブ配信なのか？
その理由には、動画は「理解しやすさ」「即時性」「同報性」（一度にどれだけ多くの人に情報を伝えることができるか）「情報量の柔軟性」という特性があることが関係しています。
例えば、情報を伝えるメディアとして、今でも一定の市場を保っている「テレビ」。
テレビの前はラジオ（古すぎ？）でしたが、テレビによる情報伝達がこれまでに発展したのは、やはり上述した動画の特性が関係しているのではないかと思います。
現在、その動画の特性により「キテる」ライブ配信ですが、
通信インフラの整備と定量化により、これらのメリットを低コストで享受できるようになったことが
さらに活用を押し進める要因となっているようです。
ライブ配信で一番重要なのはしっかりと準備すること！
ライブ配信と言っても、今までのセミナーと大きく変わる点はありません。
「企画」→「告知・集客」→「準備」→「当日運営」→「振り返り」
（今までリアルで会議室などを借りて行っていた、セミナーなどをオンライン開催にした場合です。）
今回は、特にライブ配信で一番重要な「準備」と「当日運営」についてお話します。
準備と一言で言っても、もちろん出演者の投影資料や話す内容などの準備もありますが、今回は割愛します。
ライブ配信の運営側での準備はここを押さえよう！8つのポイント
ライブ配信でもっとも重要なのは事前準備といっても過言ではありません。
当社では、8つのポイントで事前準備を入念に行っています！
当社の開催するオンラインセミナーの準備における8つのポイントとは、
- Zoomのウェビナー設定
- 受付名簿の作成
- 進行表の作成
- 登壇者の台本作成
- オンラインセミナー用の投影スライドの作成
- フィラーの作成
- スタッフの配置
- アンケートの作成
では、細かく見ていきましょう！
1.まずこれ。Zoomのウェビナー設定
オンラインセミナーを開催するにあたり、ツールはさまざまなものがありますが、当社ではZoomを使用しています。オススメです。
ZoomのウェビナーURLを発行する為に設定を行います。ここではリハーサルを実施する為に「実践セッションを有効にする」にチェックを入れ、パネリストを招待しておきます。
2.集客は順調？受付名簿の作成
こちらは申込数の把握をして集客が順調か、どんな方が申込をしているのかを把握します。
当日の参加人数やフォローアップについて検討しておきます。
3.事前にきちんと確認！進行表の作成
シーンの切り替えや段取りを把握する為に、
開場（ウェビナーサイトオープン）～オープニング（司会者）～出演者～エンディング（司会者）など、
何を投影するか、誰が話すかを決めておきます。
話す時間も前もって決めておくと、そろそろ切り替えする心構えが出来るので、出演者と事前に打合せしておきましょう。
4.これがあると安心…登壇者の台本作成
講師の方などは人前で話すことに慣れている方がほとんどですが、万が一のことを視野に入れ、台本や、講座のキーワードをまとめたようなものを作成します。
これがあることで、講師の方の安心材料になるだけでなく、スタッフ側も今どのくらいの進度なのか知ることができ、進行をスムーズにすることができます。
5.オンラインならではの工夫をした投影用スライド
従来式でのセミナーでも投影用スライドの作成をされていた方も多いのではないかと思いますが、ライブ配信においては、フォントサイズを大きくするなどの配慮が必要です。
ライブ配信は受講者はパソコンで配信をみることが多く、それもデスクトップではなく、会社から支給されたノートパソコンでみるという方が多いと予想されます。
そのため、小さな画面でも見やすいように、フォントサイズなど考慮したスライドの作成が必要です。
当社では、ライブ配信用に作成したスライドのほかに、事前に撮影しておいた動画を配信することで、
動画の特性である「理解しやすさ」「即時性」「同報性」（一度にどれだけ多くの人に情報を伝えることができるか）「情報量の柔軟性」をより生かしたライブ配信を目指しております。
6.ここにも気を使ってます！フィラーの作成
開場した時と終演後に表示する画面を作っておきます。配信ホスト側で画面共有で視聴者の方へ見せます。
BGMもあると良いので、ループさせて再生させながら画面共有する方法をしています。
7.運営の要。スタッフの配置
人数が許せば、出演者と運営スタッフを分けると良いと思います。
司会者１名、出演者１名～（場合による）、運営スタッフ（ホスト側、画面切り替えなど）1名、視聴者側で画面・音声の確認1名、と最低でも4名体制を整えると良いかと思います。
もちろん各人遠隔でも可能ですが、いざという時の為に同じフロアや会議室などを使用すると良いと思います。
8.次回につなげる！アンケートの作成
終演後に視聴者へ向けてアンケートを作成しておきます。弊社ではGoogleフォームスを使用してアンケートを作成しています。
資料ダウンロードZoomでの投票機能を使う場合は、事前に作成しておきます。
ここまでがライブ配信前に準備しておく内容です。
ライブ配信の当日の流れ
ライブ配信の準備は、当日にもおよびます。
当社では、社内の設備を使っての配信をしているため、毎回どこに何があるか…とまではいきませんが、
ここでもしっかりと準備しておくことが重要です。
1.まずはこれ。会場のセッティング
司会者、出演者の場所をセッティングし、web回線のチェック、カメラ、音声の確認を行います。弊社でのセッティングは、配信用PCを司会者が使用するため、代替ホストを使用して別のPCで配信操作を行っています。
2.リハーサルの実施
「実践セッションを有効にする」にチェックが入っていると、本番環境でホストのみで音声や画面の共有などをリハーサルすることが可能です。その時は視聴者側ではウェビナーに入る前の状態なので、それも確認しておきます。
リハーサルでは画面の切り替えや、司会者と出演者のやり取りなど段取りを確認します。
3.開場準備が整ったら開始！
開始前のフィラーとBGMをセッションしたら開始します。
ホスト側で視聴者が入ってきている人数が分かりますので、概ね参加者が集まったらオンタイムで開始します。
視聴者が全然入ってこなかったり、問合せなどが別途来ているようであれば参加URLを最後送り、開始時刻を遅らせるなど対策を行いましょう。
【注意！】開演中に気をつけておくべきこと
画面や音声が問題ないか、視聴者側での確認をしておきましょう。
ホスト側で見えていたり聞こえる状況と視聴者側とでは異なる場合があります。シーンの切り替え時には都度確認しましょう。
質問などをチャットで受付る場合もあると思いますので、運営側からチャットに「質問をどうぞ」と投げかける事も大事です。
終演後の対応…
セミナーが終わった時に急に切れてしまうと何とも寸断された印象になります。なので終演後せめて5分くらいは終演後フィラーを表示して視聴者の方々の退室を待ちましょう。
当社では、終演後のアンケートをチャットでお送りもしますが、スマートフォンでも回答できるように終演後フィラーにQRコードを表示してこちらからも回答していただけるようにしています。
次回のご案内などでも良いかと思います。
次回につなげるために忘れずに必ず行いたい、視聴者へのフォローアップ
いただいたアンケートなどを元に視聴者の方へのフォローを忘れずに実施しましょう。
何もセミナーでお伝えした内容だけでなく、オンラインでも顧客接点を増やす機会と考え、なるべくコミュニケーションを図りましょう。
またフォローアップも他のメンバーと共有できると良いので、参加者名簿などを工夫して、随時更新される様にしておくと良いと思います。
こちらも忘れずに…片付け
もちろん会場のセッティングを行う前の状態に戻しておきましょう。
他の方も使われる会議室などは、配信用に移動したデスクや椅子、ケーブル類なども元通りにしておく事が大切です。
片付けを行うときは「来た時よりも美しく」を心がけています！
ライブ配信を成功させるための必須条件｜集客と企画（コンテンツ作り）
ここまでライブ配信を成功させるための秘訣として、「準備」と「当日運営」についてお話してきました。
しかし、ライブ配信がどんなに円滑にできたとしても、受講者が0では意味がありませんよね…。
そこで、「集客」と「企画（コンテンツ作り）」をライブ配信を成功させるための必須条件として上げました。
集客については、マーケターやインサイドセールスの立場の方が担うのが理想です。
集客方法はWEB広告やSNS広告、メルマガでの告知、DMの送付などさまざまですが、
どの方法をとるかというのはマーケティング要素の強い部分ですので、社内のマーケターの協力を仰ぎましょう。
当社でも集客の部分はマーケターの方にお願いして、広告出稿を行っています！
また、当社が行うライブ配信では、オンラインセミナーによる「問合せ」やアプローチの対象となる「リード顧客の獲得」を成果目標（ゴール）として定めています。
それを達成するための母数として、申込者数や参加者数、アンケート回答数はKPIとなってきます。
目標や指標の設定は、ライブ配信を成功させるだけでなく、次回のライブ配信への指標となったり、また、過去のデータとして蓄積しておくことで、統計を考えたりするのに有効です。
KPI指標の管理については、こちらの記事も合わせてご覧ください！
まとめ
今回は当社が取り組むオンラインセミナーを題材に、ライブ配信を成功させるためのポイントをご紹介しました。
くどいようですが、ライブ配信を成功ためのポイントは3つ。
- 準備をしっかりやる
- 集客をする
- 目標設定をする
これができれば、成功したも同然です。
今後も続くオンライン化。
ライブ配信によるコミュニケーションもますます増えていくことが予想されていますが、大事なことは、とても基本的なことというのを実感しました。
きっちり基本を抑えて、お客様の課題を解決するべく、取り組んでまいります！
